Yes/Noでわかる！自社に合った請求書管理方法

経営者、営業・経理担当者のみなさま
月末月初になると、請求業務に振り回されていないでしょうか？

手書きやExcelでの請求書の作成は時間がかかり、間違いの発生率も高まります。
また、見積書や請求書の作成・管理が個人に依存していると効率が下がり、さまざまなリスクが伴います。

本記事では、非効率的な請求書管理によって起こりうるリスクとその対策をまとめました。
末尾に、貴社の現行の請求処理方法に見直し検討の必要があるのか分かる、簡易チェック診断をご用意しましたので参考にしていただければと思います。

請求業務を蔑ろにしてはいけない！？

貴社では、請求書をどのように管理していますか？

株式会社ココペリが全国の中小企業・個人事業主を対象に行ったアンケート調査によると、請求書発行・管理業務に専用システムを利用している企業・個人の割合は2023年12月の段階で約40%まで増加しており、これまで一般的だった紙・Excelでの管理手法は徐々に過去のものとなってきています。

請求業務にてこんな課題に直面していませんか？

• 受注金額と請求金額の不一致
• 期日までに請求書を発行できない
• 既に請求済みの費用を誤って再請求してしまう
• 必要な請求書の発行漏れ
• 顧客ごとの異なる請求手順によるミス

さらに、物販などの納品書が発生する業態においては、欠品や返品が発生した場合、納品書の変更に伴い、請求書の調整が必要となり、業務が複雑化します。
取引先によってはフォーマットを指定して請求書を要求されることもあり、これも手書きでの請求書作成をなかなか辞められない要因の一つなのではないでしょうか。
また、請求書の期日によって翌月の締め扱いになったり、請求書送付前にメールやFAXの送付が必要…など、様々な要望やルールがあり、結果振り回されてしまうことも…！

請求後の入金管理も課題です。請求金額と異なる入金額、振込手数料による差額、期日までの未入金など、未収金の問題が頻発しています。

請求後の入金管理にも課題あり！

発行した請求書に対する入金を確認したら、請求金額と異なる金額が振り込まれていた！なんてことはありませんか？

• 振込手数料分の金額が差し引かれて入金されている
• 一部の金額しか入金されていない
• 期日までに入金が無い

などの理由で、未収金が発生するケースがよく見られます。
パソコン・ネットを使用したエレクトリックバンキング（ＥＢ）を活用し、入金管理をデータ上で実施したとしても、前述の課題が解決するわけではありません。

また、請求・入金管理業務が正しく処理されないと、期末の決算時に数字が合わなくなってしまい、頭を悩ませる事になりかねません。

一般的に経営者は、大きな金額の請求や入金は把握出来ていても、小さな取引まではなかなか把握出来ていないケースも多いのではないでしょうか。
数ヶ月経過してから請求漏れ・入金漏れが発覚したとしても、そのタイミングでの再請求は難しく、仮にお願いできたとしてもこれまでに培ってきた信頼を失うことになり兼ねません。

請求書管理をミス無く効率的にする為には、
受注から納品、請求、入金の流れを一元管理出来る仕組み・体制が必要になります。

請求書管理の体制を整えるには？

請求書のシステム化はいまのところ法律によって全ての企業が行わなくてはいけない（＝義務化されている）ことではありません。

しかし、現在日本で提供されているシステムの多くは便利な機能を多く提供している場合が多く、紙やExcelで管理を行う場合と比べて日々の業務効率が大きく上がる傾向にあります。

一般的に提供されている機能としては以下などが挙げられます。

• ボタンひとつで複数の見積書を纏めて一つの請求書にまとめる
• 会計システムとの連携
• インボイス制度や電子帳簿保存法への対応
• 顧客情報や商品コードなどの管理
• 金額の自動集計

また課金形態も、買い切りではなくいわゆる『SaaS型』と言われる月額課金のサービスも増えて来ており、コストを抑えての導入検討が可能です。
コスト面の他にも、毎年の様にルールが変更される税制にもシステムが随時更新対応してくれるため、多忙な中小企業の経営者・個人事業主にとってもメリットがあることは確かでしょう。

分析チャートで今すぐチェック！ 自社にシステム導入は効果ある？

とはいっても、本当にシステム導入が必要か悩まれますよね。

そこで、「自分の会社はシステム化すべきかどうかわからない」とお悩みになっている方を対象に、どの様な企業にとってシステム導入効果が高いのか、簡単にチェックできるチャートを用意しました。

現在の請求業務について、下記チャートを用いて現状の管理方法が適切かをまずは診断してみましょう！
診断結果をもとに自社が適切な形で請求処理が行えているかを照らし合わせてください。

それでは、Let’s Start！

A：システム導入効果【◎】

請求書の発行が複数あり、請求処理に時間がかかっている。そんなあなたには請求書のシステム導入をおすすめします。請求書のシステムを導入することで、業務効率化や法改正対応など大幅なコスト削減が見込めます。

B：システム導入効果【〇】

現状の管理方法では法改正対応が不安、請求処理が毎月発生している。そんなあなたには請求書のシステム導入の検討をおすすめします。エクセルや紙で請求処理をすると作成ミスや電子データの管理方法が複雑化するリスクがあるため、システムを導入して一括管理することでシンプルにかつ円滑に業務を進められる可能性が高いです。

C：システム導入効果【△】

現状の業務で請求処理が行えており、法改正対応も問題なく進められている。そんなあなたには現行業務で「変化」が起こったとき、システム導入を検討することをおすすめします。 現状の業務内容や設備、人的リソースから、急いでシステムを導入する必要はなさそうです。ただ、業務内容の変化や法改正があった際など、何かしらの変化が起こったときは、あらためてシステムの導入を検討してみるのも良いかもしれません。特に電子帳簿保存法など電子データの取り扱いはデータ管理の面でパソコンの容量を圧迫するなどリスクもありますので、管理方法について不安がある方はぜひシステム導入をご検討ください。

終わりに

請求書管理方法にはいくつかのパターンがあります。
各々の請求処理の実態にあわせた適切な管理方法がありますので、今回の診断をもとに自社の請求書管理方法を見直す機会になれば幸いです。