事業内容

当社は昭和44年に設立後、建築事業をはじめ、住宅事業や土木事業、不動産事業などを展開しております。一級建築士による事務所や工場の設計や施工強みとしており、お客様のご要望に合わせて県内県外問わず、幅広くご支援をさせていただいております。

これまでの状況（ちゃんと請求書導入前）

請求書・領収書に関する業務
請求書の発行業務は多い時は月に30枚ほど行っており、Excelで帳票の作成や管理を行っておりました。支払いについても、郵送で受け取った請求書を月に50枚くらい処理していました。

社内の業務体制
請求業務に関しては、主に専務と経理がメインで対応しており、見積書を作成する現場社員とも連携して業務を行っておりました。

請求書関連の業務で抱えていた課題
大きく２点、帳票の作成と帳票の管理について課題を抱えておりました。

帳票の作成では、EXCELでの作業となっていたため、一部関数が外れてしまっていたり、入力ミスがあったりと、間違いが発生しやすいような状況でした。

帳票の管理においては、状況の把握がすぐにできないという課題があり、これまでは売上の金額や支払いの金額の全体像については、１か月分の処理をまとめることで初めて把握ができる、というような状況でした。

ちゃんと請求書を導入してからの活用方法
受取機能請求書は、画面に取り込んだＰＤＦデータを見ながら入力するので、 入力しやすく、請求書が保存されているので履歴が残り、検索しやすいため 手作業で行っていた業者毎のファイルを辞めました。

業者の検索機能がありますので、履歴を見るのが便利です。

感想

業務改善につながった点
請求書等の作成ミスの防止につながっている点、それから、入金金額と出金金額が簡単に把握できるようになったことで、資金繰り管理のスピードと精度が向上した点です。また、帳票のデータを一元管理することで、過去の履歴も簡単に参照できるようになり、業務効率化にもつながりました。

便利だと感じる点
発行請求書や受取請求書をExcelに入力をして管理をしておりましたので二度手間で 時間かかっておりましたが、発行機能・受取機能の請求書を入力する事で集計ができています。

更にレポート画面では、グラフと集計金額の進捗状況が把握できるので分かりやすく、 上司である専務からは「常に参照している」と聞きました。